1.仕事の進め方

与えられた仕事を効率よく進めるためのポイントを5つにまとめてみました。

(1)仕事をすべて書き出す

受け持ちの仕事を書き出すことで、目に見えるようにしてみましょう。
自分の受け持ちの仕事について、まずは全体を把握することが大切です。

(2)仕事の優先順位を見極める

書き出した仕事に緊急性と重要性の視点から優先順位をつけていきましょう。
仕事の優先順位をつけづらい場合は、上司と相談して決めましょう。

(3)仕事を分類する

仕事を内容や、場所、担当者などに分類をしましょう。
分類して同じ作業をまとめてすることで、頭の切り替えなどがしやすくなり、効率よく仕事ができます。

(4)時間のかかる仕事は中間目標を設ける

長期間にわたる仕事や処理時間が把握できない仕事は、締め切りまでの中間目標を設けましょう。
目標を設けることで、仕事の内容が明確になりモチベーションを維持することにもつながります。

(5)トラブルを想定して余裕をもった予定を立てる

日程の変更などやむを得ない事態が起こることも考えられるので、ゆとりのあるスケジュールを立てましょう。
翌日やるべき仕事を一覧化したTO DOリストをつくることで、「忘れていた」といったミスを防ぐことができます。

2.職場の整理整頓の仕方

資料や道具など必要なものが、すぐに取り出せると「探す」という時間をかけなくてすみます。

机の上やパソコンのデスクトップなどから、必要なものを見つけやすくするためには、日ごろからの管理が大切です。

(1)書類の整理

書類は、1度だけ使うものや繰り返し使うものなどがあるので、保管するときのルールを明確にしましょう。

(2)パソコンのデータ整理

パソコンのデスクトップやメールなどは、タイトルや設定をひと工夫すると見つけやすくなります。