内容証明郵便の書き方

　内容証明郵便とは、①どんな内容の手紙を、②いつ相手に出したかということを郵便局が証明してくれるものです。従って、内容証明郵便の本来の効果は、どんな内容の手紙を、いつ出したのかを証明できるということ、それだけです。
　ただし、内容証明郵便は、普通の手紙とは異なる格式ばった用紙と形式で書かれているため、普通の請求とは違うんだという心理的効果があるのも事実です。
　

　どんな用紙（原稿用紙、白紙、メモ用紙等）でもよい。ただし、同文の手紙を３通書かなければならないし、１行に２０字以内、１枚に２６行以内という決まりがあります。従って、原稿用紙のように数えやすいマス目のある用紙が一般的に使われています。
　

　内容証明郵便は(１)でも述べたように、全く同文の手紙を３通書かなければなりません。１通は受取人に送り、１通は差出人が持ち、残りの１通は郵便局が保管します。３通とも同文であればよいので、１通書いて、後の２通はそのコピーでもかまいません。
　

　内容証明郵便は、１行２０文字以内、１枚に２６行以内と郵便規則で決まっています。便箋やけい紙を使う場合には、この規則に注意しなければなりません。なお、市販されている内容証明郵便の用紙はちゃんと１行２０字、１枚２６行のマス目が印刷されています。
　

（5）使用できる文字、数字等

　内容証明郵便に使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、及び数字です。数字は、算用数字、漢数字のいずれも使う事ができます。また、括弧、句読点、その他一般的に記号として、使用されているものは、使用できます。ただし、英文、中国文、韓国文等の外国文は許されていません。
　

　文字を書き間違えた場合には、間違えた個所を二本線で消し、それから正しい文字を書き加えます。そして訂正したら、その欄外に「何字削除何字加入」と書き、そこに差出人の判を押します。どこの個所を訂正したのか、分かるようにする事が大切です。
　

　差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を書く場所は、原則として最後ですが、最初に書いてもかまいません。横書きの内容証明郵便では、冒頭に書くことが多いようです。なお、差出人の名前の下（横書きの場合は右）に捺印しますが、これは間違いなく本人の意思で作成したとの明示です。法律上は捺印がなくても有効です。ただし、日本では、重要な文書にはみな署名捺印しています。
　

　内容証明郵便専用の封筒があるわけではありませんから、市販されている封筒を使います。封筒の表側に受取人の住所・氏名、裏側に差出人の住所・氏名を書きますが、その住所・氏名は内容証明郵便に書いてあるものと同じに書きます。なお、封筒は封をせず、同文の手紙文３通と共に郵便局へ持って行き、封をするのは、郵便局で内容証明郵便の手続きをしてからです。
　

　内容証明郵便の場合には、手紙文以外の物、資料や写真などを同封する事はできません。
　

　内容証明郵便は、必ず本人が出さなければいけない訳ではなく、代理人を立て、その人に出してもらう事もできます。この場合、誰の代理人として、誰が出すのかをはっきりさせる事が必要です。なお、冒頭に代理文句を書いた場合には、差出人名を書くときに「○○○○代理人」という肩書きをはぶいてもかまいません。
　