業務改善の進め方

　業務改善とは「業務のやり方を工夫し、変えていく事」で、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくし、業務を速く、正確に、楽して、安全に行う事を目的とする変革を言います。つまり、改善によって余力、余裕を生み出す事で、付加価値の高いスリム化した業務を行う事を意味します。業務改善を成功させる7つの条件は以下の通りです。

（１）現場を観察し、問題点を発見する事

　問題点を発見するには、見る、聞く、書くの三方法を組み合わせて行う必要がある。現場で「見る」「聞く」などの調査によって明らかにされた事実を分類管理する事で、現状の問題点を明らかにしておく。

（２）作業を定量的に測定する

　業務改善を進める上で欠かせないのが、業務量の測定である。現在どれだけの仕事量があるのか一番手数のかかっている作業はどれか、こう改善したら時間にどの程度節約できるのか等を定量的に把握しておく。

（３）個人毎の業務を調査・分析する

　業務部門の仕事の実態を把握するには、各業務部門の個人毎の業務を調査、分析する事が基本であり、「業務内容調査表」を各人が作り、これによって個人の業務を全員把握した上で、上下左右に関連するところをつないで、全体の業務の実態をつかんで行く事が重要。

（4）問題点や改善意見をまとめる

　　上記（3）の調査、分析により把握した実態を「業務マップ」としてまとめる事で、問題点、悩み、改善意見等を掘り下げる事が出来ます。この掘り下げの作業をやって初めて問題の具体化が可能です。

（5）改善の方向性を決定する

　上記（4）で問題点の原因が明らかになったら、改善の定石（やめる、減らす、変える、対象化）に従って、改善の方向性を検討する。この場合、改善を成功させるためには、

効果の出るテーマを最優先させる。
スケジュールはゆったりと
改善テーマを決めるためのチェックリストを作成する事が必要です。

（6）改善計画書を作る

　改善の方向が決まったら、次にどのような手順で実施するか？いつまでにやるか？分担はどうするか？費用はどの位か等をはっきりと決めて、改善計画を作成する事が必要です。改善計画書の中味としては、

現状と問題点
改善の目的
改善案の概要
改善による期待効果
改善の進め方とスケジュール
実施上の留意点
費用等が考えられます。

（7）改善案の実施とフォローアップ

　改善の実施のやり方については

売り込み
実施の準備
実施
フォローアップ

の順序で進めるのが良いと思います。尚、このサイクルを通じて、改善効果の確認（進捗管理）を怠りなく実施する事が必要。