業務の効率化Ⅰ

情報の共有化

　最近のコンピュータの飛躍的な発達と企業の積極的なＯＡ化の推進により、日常業務のほとんどがコンピュータと深く関わってきています。しかし、情報が氾濫し、必要な時に必要な情報が取り出せない場合が多いと思います。そこで、無駄な情報を抑え、効率良く整理する方法が考えられました。そして、情報の共有化に最も威力を発揮するものとして、社内ＬＡＮが各社で導入され、現在は、インターネットで外部や各店、営業所ともつないでイントラネットとして発展してきています。

　社内ＬＡＮを導入すれば、

（1）各人や各店で持っていた情報を簡単に共有できる

　個々の情報や各店・各営業所で持っていた情報を効率よく一元管理し、重複情報でも整理・蓄積していくなかで新しい価値のある情報を構築し、活かすことが可能になります。
　

（2）紙が減って作成書類が整理される

　これまで印刷されて配布されてきた情報は、電子メールや電子掲示板を活用することにより、大量の紙を節約でき、情報の重要度に応じ、提供先を絞り込んだり広げたりすることが簡単にできるようになります。
　

（3）電話による業務の中断が削減される

　社内連絡や電話の代理応答等は、時間を取られたり、思考を中断させたりして業務効率をかなり低下させてきましたが、社内ＬＡＮによる電子メールを活用すると、相手の都合や場所・時間など意識することなく確実にメッセージを伝達できます。
　

（4）スケジュール管理によってグループワークを効率化できる

　グループワークやプロジェクトチームのスケジュール管理は、スケジュール管理用のソフトを活用するとスケジュール調整が飛躍的にスムーズになります。また、会議室・応接室の予約にも活用できます。
　

（5）稟議書や申請書の承認・決裁が効率化できる

　電子認証システムを活用すると、申請書が自動的に決裁者のところに転送されていくため無駄を省くことができ、承認や決裁を忘れたり、書類を流し忘れたりすることが無くなります。各報告書等の上司確認の効率化や報告書のデータベース化にも活用できます。
　

　以上のような効率化や共有化が実現されますし、その他、多くの会社で、いろいろな活用がされて来ています。今や業種を問わず、オフィス環境として、社内ＬＡＮの構築と活用ノウハウの蓄積が必要不可欠になって来ています。